Сканери штрих-кодів сьогодні настільки широко використовуються у сфері торгівлі і послуг для швидкої ідентифікації товару, при відпусканні, складанні, на потокових лініях виробництв і т. д. Вони стали практично незамінними. Основні сфери вживання цього устаткування в системі оптової торгівлі – прийом і відпускання товарів на складі шляхом автоматизації заповнення документів через зчитування штрих-кодів товару. Унікальний штрих-код, що несе в собі відомості про виріб, наносить виробник або при виробництві безпосередньо на упаковку, або його друкують за допомогою спеціалізованого принтера. Сканери витягують цю інформацію, прочитуючи код, і передають її в облікову програму.
Пристрій для зчитування штрих-кодів підключається до комп'ютера (на складі) або pos-терміналу (у торгівельному залі), який формує чек на продані товари, зберігає інформацію про їхні назви, кількість і вартість і періодично або по команді виробляє обмін нею з обліковою програмою. В обліковій програмі заповнюється список товарів і залежно від виконуваної операції оформляється їх прихід або продаж.
Використання сканерів штрих-кодів дозволяє істотно збільшити швидкість обробки даних, що поступають в систему обліку, скоротити тимчасові витрати і зменшити вірогідність виникнення помилки в процесі введення даних. При їх відсутності цю операцію доводиться здійснювати, набираючи код для кожного товару на клавіатурі комп'ютера вручну. Слід зазначити, що вживання сканера штрих-кодів при необхідності не унеможливлює і такого введення інформації.